En un entorno empresarial cada vez más regulado y vigilado, un modelo de prevención de delitos que permita a la empresa operar dentro de los márgenes de la ley y la ética, se ha convertido en un aspecto crucial de la gestión corporativa. La Ley 20.393 en Chile, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en casos de delitos específicos, ha traído consigo un cambio en la forma en que las empresas deben abordar la prevención de conductas ilícitas. Esta ley no solo destaca la necesidad de cumplir con normativas legales, sino que también enfatiza la importancia de adoptar un enfoque proactivo para prevenir delitos dentro de las organizaciones.
El modelo de prevención de delitos, como lo estipula esta ley, se erige como una herramienta fundamental para las empresas que buscan no solo evitar las repercusiones legales de los delitos cometidos al interno de la empresa, sino también fortalecer su integridad y credibilidad. Este modelo no es simplemente un conjunto de protocolos a seguir, sino que representa una estrategia integral que permea todos los niveles de la empresa, desde la alta dirección hasta el personal operativo. Adoptar y mantener eficazmente este modelo no solo demuestra un compromiso con la legalidad, sino también con los valores éticos y la responsabilidad social corporativa, aspectos cada vez más valorados en el panorama empresarial global.
¿Qué es un modelo de prevención de delitos?
Un modelo de prevención de delitos es un conjunto integral de políticas, procedimientos y prácticas adoptadas por una empresa para identificar, prevenir y gestionar los riesgos de actividades ilícitas dentro de su estructura organizativa. Es una estrategia proactiva que implica la evaluación continua de los riesgos de delitos, el establecimiento de protocolos claros de conducta, la implementación de sistemas de control y auditoría interna, y la formación y sensibilización de todos los empleados.
Su objetivo es crear un entorno corporativo donde la probabilidad de delitos como fraude, corrupción o lavado de dinero se minimice. Además, un modelo de prevención de delitos efectivo incorpora mecanismos para la denuncia segura de actividades sospechosas y establece un marco de responsabilidad y sanciones claras. En esencia, este modelo no solo protege a la empresa de posibles responsabilidades legales y daños a su reputación, sino que también promueve una cultura de integridad y ética empresarial.
Elementos de un Modelo de Prevención de Delitos o MPD
Designación de un Encargado de Prevención
El primer paso en la estructuración de un modelo de prevención de delitos eficiente es la designación de un Encargado de Prevención. Esta figura es de suma importancia y debe ser nombrada por la máxima autoridad administrativa de la empresa. La ley establece que este encargado debe disfrutar de autonomía respecto de la administración de la entidad, sus dueños, socios, accionistas o controladores, permitiéndole así desempeñar sus funciones con objetividad e independencia. Este aspecto es fundamental para garantizar que el encargado pueda llevar a cabo su labor de prevención, detección y manejo de conductas delictivas sin interferencias o presiones.
Además, la duración del mandato del encargado es de tres años, con posibilidad de renovación, lo que proporciona continuidad y estabilidad al programa de prevención de delitos. En entidades más pequeñas, con ingresos anuales no superiores a cien mil unidades de fomento, el dueño, socio o accionista controlador puede asumir personalmente las tareas del encargado de prevención, adaptando así la ley a la realidad de pequeñas y medianas empresas.
Definición de Medios y Facultades del Encargado de Prevención
La efectividad del Encargado de Prevención en el modelo de prevención de delitos, depende en gran medida de los recursos, autoridad y medios que se le otorguen para llevar a cabo su función. Este aspecto es crucial porque sin los medios y facultades adecuados, el Encargado de Prevención no podrá implementar ni supervisar eficazmente el modelo de prevención.
Estos recursos deben ser proporcionados considerando el tamaño, la capacidad económica y las necesidades específicas de la persona jurídica. Esto puede incluir acceso a sistemas de información y tecnología, presupuesto para programas de formación y sensibilización, y recursos para realizar auditorías y controles internos.
Además, el acceso directo a la administración de la empresa es un factor clave. Este acceso facilita una comunicación fluida y directa, permitiendo al Encargado de Prevención informar sobre las medidas y planes implementados, así como rendir cuentas de su gestión de manera regular.
Este acceso también implica la capacidad del Encargado de Prevención para influir en las decisiones y políticas corporativas, especialmente aquellas relacionadas con la prevención de delitos. Esto no solo incluye la formulación de políticas y procedimientos, sino también la capacidad para recomendar cambios y mejoras basados en sus observaciones y hallazgos. Además, el Encargado de Prevención debe tener la facultad de reportar y actuar de manera independiente, incluso en situaciones donde pueda haber resistencia interna o conflicto de intereses.
Establecimiento de un Sistema de Prevención de los Delitos
El corazón del modelo de prevención de delitos es el propio sistema de prevención. Este sistema debe ser diseñado e implementado por el encargado de prevención en conjunto con la administración de la persona jurídica. Los elementos fundamentales de este sistema incluyen:
a. Identificación de Riesgos: El sistema debe empezar con la identificación de las actividades o procesos de la entidad en los que se genera o incrementa el riesgo de comisión de los delitos señalados en el artículo 1° de la ley. Esta identificación de riesgos es un paso crucial, ya que permite focalizar los esfuerzos de prevención en las áreas más vulnerables de la empresa.
b. Establecimiento de Protocolos y Procedimientos: Una vez identificados los riesgos, es esencial desarrollar protocolos, reglas y procedimientos específicos que guíen la realización de las tareas en las áreas de riesgo. Estos procedimientos deben ser claros, prácticos y fácilmente aplicables, y deben estar orientados a prevenir la comisión de delitos dentro de la organización.
c. Gestión de Recursos Financieros: El sistema también debe incluir procedimientos para la administración y auditoría de los recursos financieros de la entidad, con el objetivo de prevenir su utilización en la comisión de delitos. Esto implica una gestión transparente y responsable de los recursos financieros, lo que es esencial para prevenir delitos como el fraude o el lavado de dinero.
d. Sanciones y Procedimientos de Denuncia: El sistema debe establecer sanciones administrativas internas y procedimientos de denuncia para aquellos que incumplan con el modelo de prevención de delitos. Estas sanciones y procedimientos deben ser conocidos por todos los trabajadores y deben estar incorporados en los reglamentos internos de la empresa, así como en los contratos de trabajo y de prestación de servicios.
Supervisión y Certificación del Sistema de Prevención de los Delitos
La implementación efectiva de un modelo de prevención de delitos requiere no solo su creación y puesta en marcha, sino también una supervisión y actualización constantes. Este enfoque dinámico es esencial para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y legal, y para abordar cualquier nueva vulnerabilidad que pueda surgir.
El encargado de prevención, junto con la administración de la persona jurídica, debe establecer métodos para supervisar la efectividad del modelo de prevención de delitos. Esta supervisión implica revisar regularmente el sistema para detectar y corregir cualquier falla, así como actualizarlo según las circunstancias cambiantes de la entidad y el entorno legal. Un modelo de prevención que no se adapta a las nuevas realidades y desafíos pierde efectividad y puede dejar a la organización expuesta a riesgos legales y éticos.
Además, la Ley 20.393 contempla la posibilidad de que las personas jurídicas obtengan una certificación de la adopción e implementación de su modelo de prevención de delitos. Esta certificación, que debe incluir una verificación de que el modelo contempla todos los requisitos establecidos en los puntos anteriores, sirve como una validación externa de los esfuerzos de la empresa en materia de prevención de delitos. Las entidades certificadoras, como empresas de auditoría externa o sociedades clasificadoras de riesgo, deben estar registradas ante la Superintendencia de Valores y Seguros, garantizando así la idoneidad y confiabilidad de la certificación.
Comunicación y Cultura Corporativa
Si bien no está explicitado en el artículo 4 de la Ley 20.393, un aspecto crucial para el éxito de cualquier modelo de prevención de delitos es la creación de una cultura corporativa que respalde y refuerce estos esfuerzos. Esto implica asegurarse de que todos en la organización, desde la alta dirección hasta el personal de base, comprendan la importancia del modelo de prevención de delitos y estén comprometidos con su implementación y mantenimiento.
La comunicación efectiva juega un papel crucial en este proceso. Los objetivos, políticas y procedimientos del modelo de prevención deben ser comunicados claramente a todos los empleados y partes interesadas. Esto incluye la integración de los principios de prevención de delitos en la formación y capacitación de los empleados, así como en los materiales de comunicación interna y externa.
Además, es esencial fomentar un entorno en el que se aliente a los empleados a hablar y reportar preocupaciones o conductas sospechosas. Los canales de denuncia deben ser accesibles y seguros, garantizando la confidencialidad y protección contra represalias. Fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad no solo ayuda a prevenir delitos, sino que también fortalece la confianza y el compromiso de los empleados con la organización.
Conclusiones
Implementar un modelo de prevención de delitos, según lo estipula la Ley 20.393 en Chile, se convierte en un salvavidas esencial para las empresas en el manejo de la responsabilidad por delitos cometidos en su interior. Este modelo no es solo un cumplimiento normativo, sino un escudo proactivo que salvaguarda a la organización de posibles repercusiones legales y daños a su reputación.
La adopción de este modelo de prevención demuestra un compromiso con la integridad y la responsabilidad, y juega un papel crucial en la protección de la empresa contra la complicidad y la responsabilidad en delitos cometidos por empleados o asociados. Al tener un sistema bien estructurado que identifica, previene y actúa contra las actividades ilícitas, las empresas minimizan significativamente el riesgo de incurrir en sanciones legales y pérdidas financieras. Este enfoque preventivo es fundamental, ya que actúa como una barrera que disuade la conducta delictiva y establece claras líneas de acción en caso de que estas conductas ocurran.
Además, un modelo de prevención eficaz contribuye a fomentar una cultura empresarial de transparencia y ética, que va más allá del mero cumplimiento legal. Esta cultura fortalece la confianza y credibilidad de la empresa frente a sus clientes, inversores y la comunidad en general, lo que es crucial en un entorno empresarial cada vez más consciente de la responsabilidad social corporativa.
En última instancia, el modelo de prevención de delitos actúa como un salvavidas no solo en términos legales, sino también como una herramienta de gestión estratégica. Permite a las empresas operar con seguridad y confianza, sabiendo que están tomando medidas proactivas para prevenir y gestionar cualquier riesgo de delito interno. Por lo tanto, adoptar y mantener este modelo es un paso esencial para asegurar la viabilidad a largo plazo y la integridad en el mundo empresarial actual.
Si tu empresa necesita de la redacción de un modelo de prevención de delitos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.